Automatisation pour une franchise ou un réseau multi-sites : par où commencer

Dans un réseau, chaque site fait un peu différemment et le siège reconstitue les chiffres à la main, souvent avec plusieurs jours de retard. Automatiser consiste à faire remonter l'information depuis les sites sous une forme identique, puis à produire le reporting consolidé. Ce qui est déployé doit fonctionner sans informaticien sur place.

L'automatisation prépare, classe et alerte. Les décisions restent prises par des personnes.

Commencer mon diagnosticVoir ce qu'on automatise dans mon secteur

4 minutes · vos chiffres à l'écran tout de suite · sans engagement

OÙ PART LA SEMAINE · FRANCHISE OU RÉSEAU MULTI-SITES
LMMJV
  • Support client niveau 1≈ 10 h / sem.
  • Fiches produits et traductions≈ 7 h / sem.
  • Devis et ordres de réparation≈ 6 h / sem.
  • Rendez-vous atelier et rappels≈ 5 h / sem.
  • 28 H PAR SEMAINE SUR 40 · ORDRES DE GRANDEUR OBSERVÉS

CE QUE ÇA REPRÉSENTE EN EUROS · FRANCHISE OU RÉSEAU MULTI-SITES

48 575 €

COÛT DE L'INACTION SUR UN AN

Soit environ 123 heures par mois passées à la main.

34 003 €

CAPACITÉ LIBÉRÉE, VALORISÉE SUR UN AN

Environ 86 heures par mois, soit 119 jours de travail rendus par an.

3 semaines

DÉLAI DE RETOUR SUR INVESTISSEMENT

Temps rendu contre coût de mise en place, sur une seule tâche choisie pour son volume.

Base de calcul : 38 € l'heure chargée, 45 semaines travaillées, part récupérable estimée à 70 %. Ce sont des ordres de grandeur, ajustés avec vos chiffres pendant le diagnostic.

TEMPS MANUEL TEMPS AUTOMATISÉ

Une semaine de 40 heures, bloc par bloc. Ce qui devient jaune est ce que l'automatisation prépare à votre place.

LA MÊME TÂCHE, AVANT ET APRÈS

Avant et après, sur la même tâcheAVANTAPRÈSSaisie recopiéeRelance oubliéeReporting refaitDonnée lue une foisRelance partie seuleChiffres à jour

Rien de nouveau à apprendre. Les mêmes étapes, remises dans l'ordre et déclenchées toutes seules.

6 tâches
RETENUS POUR CETTE FORME DE STRUCTURE
20 à 45 h
PAR MOIS ET PAR TÂCHE, SELON VOTRE TAILLE
3 secteurs
LES PLUS FRÉQUENTS DANS CETTE CONFIGURATION

CE QUI COINCE DANS CETTE CONFIGURATION

Le problème n'est pas la charge de travail, c'est la forme de l'organisation.

Exemple
Un sujet à la fois
1Le besoin est précisé
2Les outils sont reliés
3L’équipe valide
  1. En détail
    Chaque site tient ses informations à sa façon : mêmes données, formats différents, consolidation impossible sans retraitement.
  2. En détail
    Le siège passe la première semaine du mois à rassembler des tableurs envoyés par courriel.
  3. En détail
    Une bonne pratique trouvée sur un site ne se diffuse pas au reste du réseau, faute de support commun.
Exemple

Temps rendu à l’équipe

7h / semaine
Saisie
Relances
Devis

CE QU'ON REGARDE EN PREMIER

La remontée d'informations depuis les sites et le reporting consolidé

On fixe un format unique de saisie, accessible depuis un téléphone ou un navigateur, et on l'alimente au moment où l'information naît sur le site. Le reporting consolidé se construit alors tout seul, avec les mêmes indicateurs pour tous. Le siège arrête de relancer et passe son temps à lire les écarts plutôt qu'à les fabriquer.

CE QUI CHANGE PAR RAPPORT À UNE ENTREPRISE CLASSIQUE

Les mêmes tâches, des contraintes différentes.

Exemple
Un sujet à la fois
1Le besoin est précisé
2Les outils sont reliés
3L’équipe valide

Aucune compétence technique sur place

En détail
Le responsable de site n'est pas informaticien et n'a pas le temps de l'être. L'outil doit s'utiliser en quelques secondes, sans formation longue et sans configuration locale.

Même outil, réalités différentes

En détail
Un réseau mélange des sites de tailles et d'ancienneté très variables. On conçoit pour le site le moins équipé, pas pour le plus avancé.

Le réplicable avant le sur-mesure

En détail
On installe sur un site test, on vérifie sur des cas réels, puis on déploie à l'identique. Ce qui ne se réplique pas ne rentre pas dans le plan.

LES CAS LES PLUS FRÉQUENTS DANS CETTE CONFIGURATION

Les tâches, une par une.

Exemple
Un sujet à la fois
1Le besoin est précisé
2Les outils sont reliés
3L’équipe valide

6 tâches retenues pour cette forme de structure. Selon votre taille, ces tâches représentent de 20 à 45 heures par mois.

Franchise ou réseau multi-sites

Support client niveau 1

  • REVIENT : PLUSIEURS FOIS PAR HEURE
  • MISE EN PLACE : 3 À 5 SEMAINES
  • DIFFICULTÉ : MOYENNE
LE POINT DE DÉPART
Un client écrit pour savoir où est sa commande, comment la retourner ou changer une adresse.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
L'agent ouvre le back-office, le suivi transporteur et l'historique du client, puis écrit une réponse qu'il a déjà écrite la veille. En période de forte activité, le délai de réponse s'allonge de plusieurs jours.
CE QU'ON MET EN PLACE
Assistant connecté au back-office, réponse immédiate, escalade si doute.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
Le service client, souvent renforcé en saison.

CE QUE ÇA REND

≈ 45h/mois

≈ 17 771 € PAR AN

Environ 45 heures rendues chaque mois, soit 17 771 euros par an valorisés au coût horaire chargé d'un collaborateur. Ordre de grandeur ajustable avec vos volumes réels.

OUTILS CONCERNÉS

  • Claude
  • API boutique

Ceux que vous avez probablement déjà. On ne vous fait acheter aucun outil pour démarrer.

Franchise ou réseau multi-sites

Fiches produits et traductions

  • REVIENT : PLUSIEURS FOIS PAR JOUR
  • MISE EN PLACE : 3 À 5 SEMAINES
  • DIFFICULTÉ : FAIBLE
LE POINT DE DÉPART
Un fournisseur livre un nouveau catalogue ou une nouvelle référence.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
Une personne reprend le fichier fournisseur, réécrit titre et description, ajoute les attributs, puis traduit pour chaque marché et recopie dans chaque canal de vente.
CE QU'ON MET EN PLACE
Générées et traduites automatiquement, optimisées pour la recherche.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
Le responsable catalogue ou e-commerce.

CE QUE ÇA REND

≈ 30h/mois

≈ 11 848 € PAR AN

Environ 30 heures rendues chaque mois, soit 11 848 euros par an valorisés au coût horaire chargé d'un collaborateur. Ordre de grandeur ajustable avec vos volumes réels.

OUTILS CONCERNÉS

  • Claude
  • Make

Ceux que vous avez probablement déjà. On ne vous fait acheter aucun outil pour démarrer.

Franchise ou réseau multi-sites

Devis et ordres de réparation

  • REVIENT : TOUS LES JOURS
  • MISE EN PLACE : 3 À 5 SEMAINES
  • DIFFICULTÉ : ÉLEVÉE
LE POINT DE DÉPART
Un véhicule est diagnostiqué et le devis de réparation doit partir.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
Le réceptionnaire reprend les temps barémés, cherche les références de pièces et leur disponibilité, saisit le devis, puis appelle le client pour l'accord. Le véhicule immobilisé attend la validation.
CE QU'ON MET EN PLACE
Données reprises une seule fois, documents générés, validation par le chef d'atelier.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
Le réceptionnaire ou le chef d'atelier.

CE QUE ÇA REND

≈ 26h/mois

≈ 10 268 € PAR AN

Environ 26 heures rendues chaque mois, soit 10 268 euros par an valorisés au coût horaire chargé d'un collaborateur. Ordre de grandeur ajustable avec vos volumes réels.

OUTILS CONCERNÉS

  • API
  • PostgreSQL
  • Extraction documentaire

Ceux que vous avez probablement déjà. On ne vous fait acheter aucun outil pour démarrer.

Franchise ou réseau multi-sites

Rendez-vous atelier et rappels

  • REVIENT : TOUS LES JOURS
  • MISE EN PLACE : 2 À 3 SEMAINES
  • DIFFICULTÉ : MOYENNE
LE POINT DE DÉPART
Un client appelle pour un entretien, une révision ou un contrôle.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
Le réceptionnaire cherche un créneau sur le planning atelier, note le rendez-vous, appelle la veille pour confirmer. Les absences non remplacées laissent un pont libre.
CE QU'ON MET EN PLACE
Prise de rendez-vous en ligne, rappels automatiques, créneaux libérés reproposés.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
Le réceptionnaire atelier.

CE QUE ÇA REND

≈ 22h/mois

≈ 8 688 € PAR AN

Environ 22 heures rendues chaque mois, soit 8 688 euros par an valorisés au coût horaire chargé d'un collaborateur. Ordre de grandeur ajustable avec vos volumes réels.

OUTILS CONCERNÉS

  • n8n
  • Agenda
  • SMS

Ceux que vous avez probablement déjà. On ne vous fait acheter aucun outil pour démarrer.

Franchise ou réseau multi-sites

Synchronisation stocks et prix

  • REVIENT : TOUS LES JOURS
  • MISE EN PLACE : 2 À 3 SEMAINES
  • DIFFICULTÉ : MOYENNE
LE POINT DE DÉPART
Un prix ou un stock change dans l'outil de gestion.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
Quelqu'un exporte un fichier, le retravaille, puis l'importe sur chaque place de marché. Entre deux imports, des articles se vendent en rupture ou à l'ancien prix.
CE QU'ON MET EN PLACE
Synchronisation continue, alerte en cas d'écart.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
Le responsable des places de marché.

CE QUE ÇA REND

≈ 20h/mois

≈ 7 898 € PAR AN

Environ 20 heures rendues chaque mois, soit 7 898 euros par an valorisés au coût horaire chargé d'un collaborateur. Ordre de grandeur ajustable avec vos volumes réels.

OUTILS CONCERNÉS

  • n8n
  • API

Ceux que vous avez probablement déjà. On ne vous fait acheter aucun outil pour démarrer.

Franchise ou réseau multi-sites

Consolidation du chiffre par établissement

  • REVIENT : TOUS LES JOURS
  • MISE EN PLACE : 2 À 3 SEMAINES
  • DIFFICULTÉ : MOYENNE
LE POINT DE DÉPART
La direction veut le chiffre consolidé de la veille ou de la semaine.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
Chaque établissement envoie son export, quelqu'un recolle les fichiers dans un tableur et corrige les formats. Le chiffre consolidé arrive avec plusieurs jours de retard.
CE QU'ON MET EN PLACE
Remontée automatique, comparaison entre sites disponible chaque matin.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
Le contrôleur de gestion ou l'assistanat de direction.

CE QUE ÇA REND

≈ 20h/mois

≈ 7 898 € PAR AN

Environ 20 heures rendues chaque mois, soit 7 898 euros par an valorisés au coût horaire chargé d'un collaborateur. Ordre de grandeur ajustable avec vos volumes réels.

OUTILS CONCERNÉS

  • PostgreSQL
  • dbt
  • Metabase

Ceux que vous avez probablement déjà. On ne vous fait acheter aucun outil pour démarrer.

AJOUTER LE STRICT NÉCESSAIRE

On part de ce que vous avez déjà.

Exemple
Un sujet à la fois
1Le besoin est précisé
2Les outils sont reliés
3L’équipe valide

Votre logiciel de caisse ou d'exploitation, votre bureautique et votre outil de communication interne portent déjà une partie de la remontée. On part de là.

CE QUE VOS OUTILS SAVENT DÉJÀ FAIRE

  • Exports périodiques du logiciel d'exploitation ou de caisse
  • Formulaires et espaces partagés de votre bureautique
  • Canaux par site dans votre outil de communication interne
  • Tableaux croisés déjà utilisés au siège

CE QU'ON AJOUTE SEULEMENT SI LA FONCTION MANQUE

  • Un formulaire de remontée unique par site
  • Une base PostgreSQL consolidée
  • Un tableau de bord Metabase par site et pour le réseau

On mesure d'abord ce que l'existant sait déjà faire. Un nouvel outil n'entre dans le plan que si la fonction manque réellement, et la décision vous revient.

LES QUESTIONS QU'ON NOUS POSE

Automatisation et franchise ou réseau multi-sites : les questions concrètes.

Exemple
Demande reçueÀ l’instant
Comment préparer ce devis ?
Les étapes sont réunies.
Vous validez la suite.
Prêt pour votre équipe

LES SECTEURS LES PLUS FRÉQUENTS

6 cas d'usage

Automatisation pour le retail et l'e-commerce

5 cas d'usage

Automatisation pour l'hôtellerie, la restauration et le tourisme

4 cas d'usage

Automatisation pour l'automobile et la mobilité

AUTRES STRUCTURES

CE QU'IL FAUT RETENIR

  • Franchise et réseau multi-sites : le diagnostic est le même que pour tout le monde, ce qui change est l'ordre dans lequel on traite les tâches.

  • Le premier sujet recommandé porte sur la remontée d'informations depuis les sites et le reporting consolidé.

  • Le point de départ reste les outils déjà en place : un outil n'est ajouté que si sa fonction manque réellement.

  • Le diagnostic dure quatre minutes et prépare votre audit, présenté pendant l'appel de trente minutes.

À VÉRIFIER AVANT DE DÉCIDER

Ce que cette forme de structure doit vérifier avant d'engager

Exemple

Temps rendu à l’équipe

7h / semaine
Saisie
Relances
Devis
DÉLAI DE RETOUR
En détail
Un à trois mois sur la première tâche, en comparant les heures rendues chaque mois, valorisées au coût horaire chargé, au temps de mise en place. Estimation, à confirmer avec vos volumes.
Exemple
Un sujet à la fois
1Le besoin est précisé
2Les outils sont reliés
3L’équipe valide
DÉLAI DE MISE EN PLACE
En détail
Deux à cinq semaines pour une première tâche en service. Les structures multisites comptent une à deux semaines de plus, le temps d'aligner les usages.
Exemple
Accompagnement RouageONOFF
Tout continue de fonctionner
CAPACITÉ LIBÉRÉE
En détail
La capacité rendue se réinvestit là où elle manque : suivi des dossiers, relances, qualité. Base de calcul : 38 € l'heure chargée, 45 semaines travaillées, part récupérable estimée à 70 %. Ce sont des ordres de grandeur, ajustés avec vos chiffres pendant le diagnostic.
CONDITIONS DE RÉUSSITE
  • Une même tâche pratiquée de la même façon par tout le monde, ou une décision d'harmoniser avant de démarrer.
  • Un accès aux outils déjà en place, sans achat préalable.
  • Une personne référente identifiée, qui tranche les cas limites.
  • Un temps passé mesuré avant, pour pouvoir comparer après.
CE QUI NE MARCHE PAS, ET POURQUOI
  • Des pratiques différentes par site ou par personne, non arbitrées : la règle devient impossible à écrire.
  • Des tâches à jugement permanent, où seule une personne peut décider.
  • Des informations absentes des outils, uniquement orales ou papier.
  • Un volume trop faible pour justifier la mise en place.
ERREURS CLASSIQUES À ÉVITER
  • Déployer sur tous les sites d'un coup au lieu d'en valider un seul.
  • Confier le sujet à personne en particulier : sans référent, les cas limites bloquent tout.
  • Empiler un outil supplémentaire alors que ceux en place suffisent.
  • Négliger la reprise de l'existant : les dossiers en cours doivent continuer à tourner.
POINTS DE CONTRÔLE, DÉCIDÉS PAR UN HUMAIN
  • Un seuil de validation manuelle, fixé avec vous.
  • Une relecture de tout ce qui sort vers un client ou un partenaire.
  • Aucun engagement de prix ni de délai décidé automatiquement.
  • Un récapitulatif régulier, lisible sans compétence technique.

Trente minutes pour savoir ce que vous pouvez arrêter de faire à la main.

Commencer mon diagnostic

4 minutes · vos chiffres à l'écran tout de suite · sans engagement